HopBaseLa forma más segura de repartir claves de API de LLM en una empresa es dejar de compartir una sola clave. Cree una cuenta de miembro para cada empleado, que entra con su propio correo y genera sus propias claves; asigne los miembros a departamentos y ponga límites en tres niveles —clave, miembro y departamento— con cuotas mensuales que se reinician en un día de facturación fijo. En la consola de HopBase todo el consumo se descuenta del saldo de la empresa y se atribuye a miembros y departamentos; la página de Uso filtra por departamento y exporta un CSV que finanzas puede repartir línea por línea. Esta guía explica cada paso, quién puede hacer qué y qué claves conviene dar a personas y cuáles a servicios.
Por qué una clave compartida no funciona
El problema de una clave compartida no es el precio, sino que impide tres cosas básicas:
- Sin atribución: la factura es un único total y no se puede repartir por persona o equipo;
- Sin techo: un script descontrolado puede gastar el presupuesto del mes de una vez;
- Sin revocación limpia: si alguien se va o la clave se filtra, hay que anularla y todo se detiene a la vez.
Separar el acceso en miembros, departamentos y varias claves resuelve las tres.
Paso 1: Diseñe la estructura
Antes de tocar la consola, responda por escrito tres preguntas:
- ¿Qué departamentos hay (ingeniería, datos, marketing, soporte) y quién dirige cada uno?
- ¿Cuántos dólares al mes gasta, más o menos, cada departamento y cada persona?
- ¿Qué servicios llaman a modelos sin pertenecer a una persona (un bot de soporte, un proceso nocturno por lotes, pruebas de CI)?
La tercera respuesta decide qué claves van con un miembro y cuáles directamente con un departamento.
Paso 2: Cree departamentos y fije el día de facturación
- En la consola, abra Equipo → Departamentos y añada cada departamento.
- Indique la cuota del departamento en USD, el límite de gasto del periodo. Es un tope, no un importe que se retenga del saldo; déjela vacía para no limitar. Todos los miembros y claves del departamento la comparten.
- Elija el día de facturación mensual (del 1 al 28). Las cuotas mensuales de departamentos y miembros se reinician ese día. Un cambio se aplica a partir del siguiente día de facturación; el periodo actual no se corta antes.
Si lo hace coincidir con el cierre contable del mes (o el día anterior), cada periodo corresponde exactamente a un ciclo contable.
Paso 3: Añada miembros y asigne cuotas
- Vaya a Equipo → Miembros → Añadir miembro e introduzca nombre, correo de acceso y contraseña inicial. El miembro entra con esos datos y puede cambiar la contraseña después.
- Elija el departamento del miembro. Su consumo también cuenta en la cuota del departamento.
- Indique la cuota del miembro en USD (obligatoria) y elija reinicio mensual o importe total único. Todas sus claves y su uso del espacio de trabajo comparten esa cuota.
- Marque los grupos permitidos para limitar qué planes de modelos puede usar; si no marca ninguno, hereda todos los grupos de la empresa.
Una vez dentro, los miembros crean sus propias claves y pueden usar el espacio de trabajo y AI Chat. Si no quiere que vean precios ni descuentos, puede ocultar los precios para los miembros; seguirán viendo recursos disponibles, uso, cuotas y saldo.
Un caso límite a tener en cuenta: si la suma de las cuotas de los miembros supera la cuota del departamento, se atiende por orden de llegada. Cuando se agota la cuota del departamento, se rechazan las solicitudes incluso de miembros que aún tienen cuota propia. Las solicitudes sin cuota suficiente se rechazan antes de procesarse con HTTP 402 insufficient_quota y no se cobran. Consulte la referencia de códigos de error.
Paso 4: Nombre responsables de departamento y administradores de empresa
Un solo propietario gestionando a decenas de personas no escala. Reparta el trabajo con dos roles:
- Responsable de departamento: se asigna en la configuración del departamento. Recibe las alertas de cuota de su departamento y de sus miembros, y gestiona los miembros de su propio departamento (alta, edición, baja, cuota, desactivación, grupos). No puede cambiar la cuota del departamento, el periodo de facturación ni la propia asignación de responsable.
- Administrador de empresa: lo concede el propietario. Gestiona equipo, departamentos, claves y uso con las mismas facultades que el propietario; el gasto sigue saliendo del saldo de la empresa. Encaja con el responsable de TI o de plataforma.
Quién puede hacer qué
| Acción | Propietario | Administrador | Responsable de departamento | Miembro |
|---|---|---|---|---|
| Añadir, editar, eliminar o desactivar miembros | Toda la empresa | Toda la empresa | Solo su departamento | — |
| Cambiar cuotas y grupos permitidos de miembros | Toda la empresa | Toda la empresa | Solo su departamento | — |
| Crear, editar o borrar departamentos; fijar cuota y responsable | Sí | Sí | No | — |
| Fijar el día de facturación | Sí | Sí | No | — |
| Recibir alertas de cuota del departamento y sus miembros | — | — | Sí | — |
| Crear claves propias, usar el espacio de trabajo y AI Chat | Sí | Sí | Sí | Sí (dentro de su cuota) |
Paso 5: Claves para personas o para servicios
Una clave puede pertenecer a un miembro o no pertenecer a nadie y colgar directamente de un departamento. La regla práctica:
| Uso | Asociar a | Configuración recomendada |
|---|---|---|
| Desarrollo personal, herramientas como Claude Code o Cursor | El miembro (la crea él) | Limitada por la cuota del miembro; se desactiva con él cuando se va |
| Servicios en producción (bot de soporte, apps internas) | Sin miembro, directamente al departamento | Cuota, concurrencia y lista de IP propias; una clave por servicio |
| Procesos por lotes, pruebas de CI | Sin miembro, directamente al departamento | Fecha de caducidad y cuota pequeña para que se detenga sola |
Una clave asociada a un miembro sigue al departamento de ese miembro; una clave sin miembro cuenta en la cuota del departamento al que está asociada. Cada clave se configura por separado:
- Grupos: cada clave incluye de 1 a 10 grupos y solo puede llamar a los modelos de esos grupos.
GET /v1/modelsdevuelve los modelos que puede usar (vea la referencia de modelos); - Cuota, caducidad, lista de IP y concurrencia: deje la caducidad vacía para que no expire nunca;
- Desactivar o revocar en cualquier momento sin afectar a otras claves.
Cada clave muestra quién la creó y el servidor solo guarda un hash unidireccional. La Base URL compatible con OpenAI es https://api.hop-base.com/v1; los ejemplos usan sk-your-key.
Paso 6: Vea el gasto por departamento y expórtelo
- Abra la página Uso y filtre por fecha, clave, miembro, departamento o creador de la clave.
- Pulse Exportar CSV: hasta 50.000 filas y 400 días por archivo. Las columnas incluyen hora, modelo, uso, moneda oficial, costo oficial, descuento, tipo de cambio, importe cobrado y notas.
- Cada fila se puede recalcular: costo oficial × descuento ÷ tipo de cambio = importe cobrado. Las solicitudes fallidas no se cobran.
Añada una protección más: configure varios umbrales de alerta sobre el saldo disponible, de modo que llegue un correo y un aviso en la consola antes de quedarse sin saldo a mitad de mes. Para el método completo de reparto, lea cómo conciliar el uso de una API de LLM y asignar costos por departamento; para claves filtradas y bajas de personal, vea el manual de filtración de claves y bajas.
Los cambios de organización, de miembros, de cuotas y permisos y las operaciones con claves quedan en el registro de auditoría, consultable por fecha y objeto. Para transferencia bancaria, facturas o liquidación empresarial, contacte con el equipo de HopBase en sales@hop-base.com.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo doy a cada empleado su propia clave de API de LLM sin compartir una?
Añádalo como miembro en Equipo con un correo de acceso y una contraseña inicial. Cada miembro entra y crea sus propias claves; el gasto sale del saldo de la empresa y se atribuye a ese miembro y a su departamento.
¿Qué pasa si las cuotas de los miembros superan la del departamento?
Se atiende por orden de llegada. Cuando se agota la cuota del departamento, todos sus miembros y claves reciben HTTP 402 insufficient_quota antes de procesar la solicitud, hasta el siguiente día de facturación o hasta que el propietario suba la cuota.
¿Cómo controlo el uso de IA por departamento?
Filtre la página Uso por departamento y exporte el CSV. Cada fila trae costo oficial, descuento, tipo de cambio e importe cobrado, así que puede recalcularla. Las claves asociadas a un miembro cuentan para su departamento; las claves sin miembro, para el departamento al que están asociadas.