HopBase企業給員工分配大模型 API Key,最穩的做法是:不要全公司共用一把 Key,而是幫每位員工開一個成員帳號,讓他用自己的電郵登入、自己建立 Key;再把成員歸到部門,按「密鑰 → 成員 → 部門」三級設定額度,每月在固定帳期日統一重置。在 HopBase 控制台裡,所有消耗從企業餘額扣除、按成員與部門歸屬,用量頁可按部門篩選並匯出 CSV 給財務分攤。下文依序說明每一步、各角色權限,以及哪些 Key 發給人、哪些發給服務。
為什麼不能全公司共用一把 Key
共用 Key 的問題不在貴,而在三件事都做不到:
- 看不出是誰花的:帳單只有一個總數,無法按人或部門分攤;
- 守不住上限:一支腳本進入死循環,就能把整個月的預算一次燒光;
- 收不回來:員工離職或 Key 外洩,只能整把作廢,所有業務一起停擺。
拆成「成員 + 部門 + 多把 Key」之後,這三件事都有了著落。
第一步:規劃組織架構
動手前先列一張表,回答三個問題:
- 有哪些部門(例如研發、數據、市場、客服)?各部門由誰負責?
- 每個部門、每個人每月大約花多少美元?
- 有哪些「不屬於某個人」的服務要呼叫模型(線上客服機器人、夜間批次作業、CI 測試)?
第 3 題決定後面哪些 Key 掛在成員名下、哪些直接掛在部門名下。
第二步:建立部門、設定帳期日
- 進入控制台「團隊管理 → 部門」,逐一新增部門。
- 填寫部門額度(美元,本期可消耗上限)。部門額度是限額,不從餘額預扣;留空代表不限。部門下所有成員與密鑰的消耗共用這個額度。
- 設定每月帳期日(1–28 號任選)。部門與成員的月度額度都在這一天統一歸零本期已用。修改帳期日從下一個帳期日起生效,當期不會提前歸零。
建議把帳期日設在財務月結當天或前一天,讓一期用量剛好對應一個結算週期。
第三步:新增成員並分配額度
- 「團隊管理 → 成員 → 新增成員」,填寫成員名稱、登入電郵與初始密碼。成員以這組電郵和密碼登入,登入後可自行修改密碼。
- 選擇所屬部門。成員的消耗會同時計入部門額度。
- 填寫成員額度(美元,必填),選擇「按月重置」或「一次性總額」。成員名下所有密鑰與工作台的消耗共用這個額度。
- 勾選可用分組,限制這位成員能用哪些模型方案;一個都不勾代表沿用企業的全部分組。
成員登入後可以自己建立密鑰、使用工作台與 AI Chat。如果不希望成員看到價格與折扣,可以關閉成員的價格顯示,成員只看到可用資源與用量,額度與餘額照常顯示。
有一個邊界要留意:同一部門內成員額度加總超過部門額度時,先用先得——部門額度用完後,即使某位成員自己還有額度,請求也會被拒絕。額度不足的請求在處理前就被拒絕,回傳 HTTP 402 insufficient_quota,不產生費用。錯誤碼說明見錯誤碼文件。
第四步:指定部門負責人與企業管理員
企業主一個人管幾十位成員會很吃力,可以分出兩種角色:
- 部門負責人:在部門設定中指定。負責人接收本部門及其成員的額度預警,可管理本部門成員(增刪改、調額度、停用、改可用分組),但不能修改部門額度、帳期與負責人本身。
- 企業管理員:由企業主授予。與企業主同等管理團隊、部門、密鑰與用量,費用仍從企業餘額扣除。適合 IT 或維運負責人。
誰能做什麼
| 操作 | 企業主 | 企業管理員 | 部門負責人 | 成員 |
|---|---|---|---|---|
| 新增 / 編輯 / 刪除 / 停用成員 | 全企業 | 全企業 | 僅本部門 | — |
| 調整成員額度與可用分組 | 全企業 | 全企業 | 僅本部門 | — |
| 建立 / 修改 / 刪除部門,設定部門額度與負責人 | 可以 | 可以 | 不可以 | — |
| 設定帳期日 | 可以 | 可以 | 不可以 | — |
| 接收本部門及成員的額度預警 | — | — | 可以 | — |
| 建立自己的密鑰、使用工作台與 AI Chat | 可以 | 可以 | 可以 | 可以(受成員額度約束) |
第五步:Key 發給人,還是發給服務
一把 Key 可以掛在成員名下,也可以不掛成員、直接掛在部門名下。原則很簡單:
| 用途 | 掛在哪裡 | 建議設定 |
|---|---|---|
| 個人開發、Claude Code、Cursor 等編碼工具 | 成員名下(成員自己建立) | 受成員額度約束;離職時隨成員一併停用 |
| 線上服務(客服機器人、內部應用) | 不掛成員,直掛部門 | 單獨設定 Key 額度、並發與 IP 名單;一個服務一把 |
| 批次作業、CI 測試 | 不掛成員,直掛部門 | 設定到期時間與較小額度,用完即止 |
掛了成員的密鑰跟隨成員所在部門;未掛成員的密鑰,消耗計入它直掛部門的額度。每把 Key 都能單獨設定:
- 分組:每把 Key 含 1–10 個分組,只能呼叫這些分組的模型,用
GET /v1/models可查詢這把 Key 能用哪些模型(見模型列表文件); - 額度、到期時間、IP 名單、並發:到期時間留空代表永不過期;
- 停用 / 撤銷:隨時可操作,不影響其他 Key。
每把 Key 都會顯示建立人,伺服器端只存單向雜湊。接入時 OpenAI 相容的 Base URL 是 https://api.hop-base.com/v1,範例 Key 寫作 sk-your-key。
第六步:按部門看用量、匯出對帳
- 開啟「用量」頁,按日期、Key、成員、部門或 Key 建立人篩選。
- 按「匯出 CSV」:單一檔案最多 5 萬列、最長 400 天。欄位包含時間、模型、用量、官方幣種、官方成本、折扣、匯率、實扣金額、備註。
- 每一列都能重算:官方成本 × 折扣 ÷ 匯率 = 實扣。失敗請求不計費。
再加一道保險:按「可用餘額」設定多檔預警門檻,跌破時發送電郵與站內通知,避免月中餘額見底。完整分攤方法見大模型 API 用量對帳與部門分攤;Key 外洩與員工離職的處理見API Key 外洩與離職回收手冊。
所有組織調整、成員異動、額度與權限調整、密鑰操作都會記入稽核紀錄,可按時間與對象查詢。如需公司轉帳、發票或企業結算,請聯絡 HopBase 團隊(sales@hop-base.com)。
常見問題
企業怎麼給員工分配大模型 API Key,員工要自己註冊嗎?
不用。企業主或企業管理員在「團隊管理」新增成員,填寫登入電郵與初始密碼即可。成員登入後自己建立 Key,消耗從企業餘額扣除,計入該成員與所屬部門。
成員額度加起來超過部門額度會怎樣?
先用先得。部門額度用完後,部門下所有成員與密鑰的請求都會在處理前被拒絕,回傳 HTTP 402 insufficient_quota,直到下一個帳期日重置,或由企業主調高部門額度。
怎麼按部門統計 AI 用量?
在用量頁按部門篩選後匯出 CSV,每列附官方成本、折扣、匯率與實扣金額,可逐列重算。掛了成員的 Key 計入成員所在部門,未掛成員的 Key 計入它直掛的部門。